L'app mobile bénévoles le jour J

Avant de commencer

• App mobile Dossario installée (iOS ou Android, lien store dans la page Bénévoles de votre dashboard).
• Bénévoles inscrits et affectés à des créneaux dans l'onglet Bénévoles de votre dashboard.
• Idéalement : QR codes imprimés sur badges (générés depuis le dashboard).

Étapes

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   Activer la logistique repas et T-shirts (avant le jour J)

   Avant le jour J, dans le tableau de bord Bénévoles de votre dashboard web, repérez la card Logistique bénévoles. Deux toggles : « Je fournis les repas aux bénévoles » et « Je fournis les T-shirts aux bénévoles ». Activez ce qui correspond à votre événement.

   

   Activer Repas affiche le régime alimentaire et le nombre de repas estimé dans la modale post-scan de l'app. Activer T-shirts affiche la taille de T-shirt. Si vous ne fournissez ni l'un ni l'autre, laissez les deux toggles désactivés : la modale reste sobre avec juste le statut d'arrivée et le téléphone.
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   Imprimer les QR codes (avant le jour J)

   Chaque bénévole affecté à un créneau a un QR code unique généré automatiquement. Pour les imprimer en feuille A4 prête à découper, allez dans l'onglet Postes & Planning de la page Bénévoles, et cliquez sur le bouton QR Codes en haut de l'onglet (à côté de « Ajouter un poste »).

   Un nouvel onglet s'ouvre avec le PDF prêt à imprimer : un QR code par bénévole, avec son nom et son poste affecté. Imprimez en A4 et découpez (un QR par bénévole, format badge).

   Le QR code est une URL signée HMAC pointant vers Dossario. Il est unique au bénévole + créneau : vous pouvez le scanner avec n'importe quelle app de lecture QR (le scan ouvre une page web qui pointe le bénévole), mais l'app mobile officielle reste plus rapide (modale instantanée, pas de navigateur).
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   Se connecter sur l'app mobile

   Ouvrez l'app, saisissez votre email organisateur, et recevez un magic link sur votre boîte mail. Cliquez sur le lien depuis votre téléphone pour ouvrir une session. Aucun mot de passe à gérer, et la session reste active sur le téléphone tant que vous ne vous déconnectez pas explicitement.

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   Onglet Bénévoles — vue d'ensemble

   L'onglet Bénévoles affiche tous les bénévoles affectés à un créneau de votre événement actif, avec leur statut de pointage en temps réel. Quatre statuts possibles, signalés par un badge coloré sur chaque ligne.

   • « Non affecté » (gris) : bénévole inscrit mais sans créneau attribué.
   • « À pointer » (orange) : bénévole affecté à un créneau qui a commencé mais pas encore pointé.
   • « Partiel » (bleu) : bénévole avec plusieurs créneaux dans la journée, en partie pointé.
   • « Arrivé » (vert) : bénévole pointé sur tous ses créneaux du jour.

   

   Trois outils pour retrouver vite : recherche texte (nom, email, téléphone), filtre par poste (chip avec icône filtre), toggle « Non affectés seulement ». Le tri se fait automatiquement par statut (les À pointer en premier).
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   Pointer un bénévole en scannant son QR

   L'onglet Scan ouvre la caméra plein écran. Pointez le QR du bénévole : la modale de pointage s'affiche en moins d'une seconde avec son nom, son poste, son créneau et l'heure du scan.

   La modale ne se ferme pas automatiquement : vous validez en touchant la croix en haut à droite pour passer au suivant. Pratique le matin quand vous avez 30 bénévoles qui arrivent en groupe : vous restez sur l'onglet Scan, vous scannez 30 fois d'affilée.

   

   Si le bénévole a déjà été pointé (par un autre orga par exemple), la modale affiche « Déjà arrivé · 08:14 » en orange au lieu de « Arrivée enregistrée » en vert. Pas de double-pointage possible, c'est sûr.
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   Modale de confirmation après scan

   La modale qui s'ouvre après un scan réussi affiche les informations utiles à l'arrivée du bénévole : badge statut (vert « Arrivée enregistrée » ou orange « Déjà arrivé · heure »), nom complet en grand, poste, créneau, et trois sections conditionnelles selon votre logistique.

   • Téléphone : affiché si le bénévole a renseigné son numéro (en font-mono pour la lisibilité). Tap-to-call pour appeler en cas de besoin.
   • Taille de T-shirt : affiché uniquement si vous avez activé « Je fournis les T-shirts ». Pratique pour distribuer le bon T-shirt au moment du pointage.
   • Repas : affiché uniquement si vous avez activé « Je fournis les repas ». Affiche le nombre de repas estimé pour ce bénévole + son régime alimentaire (Normal, Végétarien, Sans gluten, Vegan, Autre).

   

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   Pointer manuellement depuis la liste

   Si un QR est illisible (badge endommagé, oublié à la maison), repliez sur le pointage manuel. Dans l'onglet Bénévoles, cherchez le bénévole (par nom ou poste), tapez sur sa ligne pour ouvrir sa fiche détaillée, et utilisez le bouton de pointage manuel. Le résultat est identique à un scan : statut passé à pointé, heure enregistrée, sections logistique affichées.

   L'app n'a pas de mode offline en version actuelle. Si vous perdez le réseau (zone blanche, panne), le pointage échoue avec un message d'erreur. Notez le bénévole sur papier et pointez-le manuellement quand le réseau revient.

Erreurs fréquentes

Questions fréquentes

À faire ensuite

• Publier le formulaire d'inscription bénévoles

  Pour ouvrir le formulaire d'inscription bénévoles si ce n'est pas encore fait.

• Estimer vos besoins en bénévoles

  Pour estimer le nombre de bénévoles dont vous aurez besoin avant de communiquer.

• Envoyer votre première campagne email

  Pour envoyer un email de rappel aux bénévoles confirmés la veille de la course.